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浅谈如何做好办公室档案管理工作

时间:2017-09-09 10:21:51作者:open

  【摘要】本文主要对办公室档案管理的涵义、重要性及如何做好办公室档案管理工作进行分析论述,以期能够提供有价值的参考。

  【关键词】办公室;档案管理;措施

  一、办公室档案管理概述

  (一)办公室档案管理的含义。办公室档案管理包含着多方面的内容,其中既有档案的整理和收集,又包含使用现代化的管理技术使档案的利用价值得到发挥。随着我国经济的快速发展和科学技术的日益进步,办公室档案管理工作也要与时俱进,改变过去传统的管理方法,采用先进的管理理念,加强与相关单位之间的交流沟通,并借鉴成功的管理经验。采用上述办法有利于强化办公室档案管理工作,提高其工作效率,与此同时还能够节省管理成本,使档案的价值得到充分的发挥,最终更好地为社会服务。

  (二)强化办公室档案管理的重要性。第一,满足时代的发展需要。办公室档案管理是信息产业的重要组成部分,有利于人们更便捷地查询资料,尤其是信息社会的发展,办公室档案管理工作显得更加重要。要想更好地发挥档案管理的作用,必须实现与社会实际情况的紧密结合。档案管理的价值只有依托社会实际才能得到发挥,否则是没有任何价值的。因此,办公室档案管理必须注重并结合社会的需求,只有这样才能更好地为社会服务。第二,推动档案事业的健康发展。档案管理工作具有连续性、持续性的特点,因此在工作中要根据档案管理的工作特点,采取恰当的管理手段。档案管理是确保档案事业发展的重要手段,因此必须做好档案管理工作。同时档案的形成是一个连续的过程,需要经过一定的时间,因此为确保档案的完整性,需要对档案进行归档和保存工作,并对其进行系统全面的管理。此外,档案管理工作的有序发展,离不开管理员的参与,因此还需要高素质的管理人员。第三,有利于档案事业的健康发展和社会经济的快速发展。档案在社会发展中起着重要的作用,与人们的生产生活密切相关,并且有利于促进经济发展,所以说办公室发挥着重要的作用。由于档案记载的是以往的真实事件,能够为人们的生产生活提供指导,因此做好档案管理工作有利于推动经济的发展,进而促进社会的可持续发展。

  二、做好办公室档案管理工作的措施

  (一)建立健全完善的办公室档案管理制度。做好办公室档案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有专门保存档案的库房,分门别类地进行存放。并且为保证档案的安全,需要将其放到二楼以上,并将一楼的门窗进行加固处理。对于重要的内部文件,需要将其单独存放,并及时跟进档案的保密期限。根据档案的机密程度和时间的推移,对档案进行相应的升高密级、降低密级、解密等等的处理。将没有保密意义的文件整理出来,并重新进行规整。除此之外,对档案的管理程序过程至少需要两名工作人员,这样有利于彼此之间的相关监督,还需要在档案的存放处安装监控装置,更好地保证其安全。

  (二)提高宾馆工作人员的综合素质。现阶段,我国宾馆档案管理工作人员大多数都是兼职的,专业素质不高,所以,需要加强其专业培训,提高其专业技能。可以采用不同渠道使用不同的方法定期对管理人员进行技能培训,提高专业能力。根据宾馆档案管理工作的特点,需要从以下几方面入手:第一,对其口语进行培训,提高其技能。第二,提高管理人员的责任心,提高其做好宾馆档案管理工作的自觉性。第三,做好宾馆文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。所以,需要定期对宾馆档案管理人员进行专门的技能培训,从而不断提高其档案管理技能。

  (三)提高宾馆档案管理人员的责任意识。宾馆档案保密管理工作的有效开展,需要各个管理人员的共同努力。单位领导要密切关注档案的保密管理工作,每个员工要对自己负责的工作负责,强化其保密意识。为保证宾馆档案保密工作的有效落实,需要严格执行奖惩制度,对于在工作中由于自己的过失造成影响的人员必须承担相应的责任,同时对于有利于宾馆保密工作开展的员工给予适当的物质奖励。通过采取有效措施,提高宾馆档案保密人员的工作积极性,从而全身心地投入到工作中去,进而有利于促进宾馆档案管理工作的有序开展。

  (四)做好档案的收集工作。办公室档案工作中最重要的环节为档案收集,因此为更好地开展档案管理工作,必须做好档案的收集工作。第一,实现档案范文的规范化,根据不同的类别对档案进行编排整理,并且按照不同的门类进行保管。第二,规范档案的文书范文工作,在将收集到的档案进行分门别类之后,要对档案再进行文字编号,提取档案主题词,做好附件的处理工作,这样有利于以后方便快捷地查找档案。第三,对档案进行目录编号,这样有利于以后检索工作的有效进行,然后在计算机系统中输入档案的管理信息,建立检索体,在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。

  三、结语

  综上所述,随着我国经济的快速发展,单位内部的运行管理体系不断发展,办公室档案管理作为内部管理的一项重要环节,需要采取有效措施保证档案管理工作的有序开展,如建立健全完善的办公室档案管理制度、提高管理人员的综合素质、做好档案的收集工作等等。

  【参考文献】

  [1]梁珍,丁宁宁.浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务,2014(23).

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