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浅谈电子文件对档案工作的影响及对策

时间:2017-09-09 10:21:51作者:open

  【摘要】随着我国信息技术和档案事业的发展,陈旧的电子档案管理方式已经不能满足档案管理的需要。档案工作需要迎接信息技术的挑战,采取解决的对策。

  【关键词】电子档案;信息化

  随着我国信息技术的发展,电子文件开始作为一种新的档案形式与传统纸质文件形式一起形成归档的主要内容。新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中,电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。” 电子文件有两个基本特征:第一,电子文件是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,因此亦可称为“数字文件”。第二,电子文件是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别,也是电子文件与其他形式文件的共同点。

  一、电子文件对档案管理工作的影响

  (一)随着电子信息技术的发展,原始的传统纸质文件形式已经不能满足新形势下档案的需求。一种新的档案形式――电子文件开始取代以往的文字材料。电子文件是拟稿者直接在计算机上进行拟稿、修改,可以马上存储到信息系统中,由专业档案人员管理。

  (二)电子文件可以通过计算机系统进行修改,存储,复制。用计算机操作也非常简单方便,不像整理纸质的文件分类方法繁琐,复制存储都不方便。

  (三)很难划定固定的保管期限。电子文件由于在计算机上制作方便,将产生比以往更多的文件,再加上信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。

  二、电子文件对档案学理论的影响

  (一)对档案本质属性的影响。电子文件法律凭证的作用还不明确。电子文件便于修改、复制,使能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件由于是在计算机上进行操作,所以没有拟稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异。电子文件可以随意进行复制,所以电子文件是否具有法律效应还无从考证。

  (二)对档案整理归档原则的影响。传统档案的整理方式是按照同一个全宗和不同门类进行分类有序的整理,它源于全宗和顺序。但是电子文件在形成过程中,不再严格依照传统文件的形成方式而产生,电子文件的产生破坏了文件的本来顺序。

  (三)对档案学理论研究内容的影响。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象都围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等,都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

  三、档案专业应采取的相应对策

  (一)由于电子文件具有反复简单进行复制的特性,那么实施对电子文件的管理应该偏向于计算机软件技术的管理战略。比如将已经归档的电子文件由专业档案人员标识为已读,在已读的状态下,是不允许进行文件的修改的。这样就能保护文件的原始结构,使电子文件与纸质文件一样发挥原始凭证的作用。

  (二)档案人员专业知识结构应该顺应信息技术的发展。档案人员不仅仅要具备专业的档案学的知识,还应适应信息技术发展的需要。加快档案人员知识结构的变革,使传统的档案与计算机信息技术结合起来,更新观念,与时俱进。

  (三)电子文件载体多样,从传统的电子磁盘,光盘到现在的U盘,硬盘等。但是每一种载体都不容易长久保存,这对档案工作者提出了新的挑战。需要深入研究每一种电子载体的特性,进行相应的保管。对于需要长久保存的电子文件,需要定期进行复制,每次复制要进行记录,以防数据丢失。

  【参考文献】

  [1]岳锐.电子档案与传统档案的区别[J].黑龙江科技信息,2011(1).

  [2]张雪花.浅谈数字时代的电子档案管理[J].中小企业管理与科技.2012(10).

  [3]程淑欣.如何并行管理电子档案与纸质档案[J].城建档案. 2008(11).

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