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浅谈如何做好档案利用工作

时间:2017-09-09 10:21:51作者:open

  【摘要】本文就如何做好档案利用工作,从档案的前期管理以及提高档案管理工作人员素质等方面做了论述,以期对档案事业的健康发展有所促进,更好地服务于社会。

  【关键词】档案;管理;利用;服务

  随着社会的不断进步和发展,档案已经成为社会和人们生活中的一项重要的工作内容。如何加强档案的管理工作,适应社会和人们需要,主要体现在档案的利用工作上。档案利用工作,是指档案部门为了满足利用需要,向利用者提供档案材料,为利用者服务的工作,也就是如何使利用者利用档案更好地为社会各项事业服务的工作。利用是档案工作的根本目的,是档案工作赖以生存和发展的基础,它在档案工作中处于中心环节,占有突出地位,充分认识档案利用工作的重要意义,将有利于我们更加努力地做好档案利用工作。

  一、 档案利用工作在社会实践中的作用

  档案利用工作是以利用者为服务对象,以提供馆室储藏档案为手段采取多种形式和方法,开发和提供档案是为党和国家各项事业服务的工作。档案利用工作是一项服务性的工作,它通过多种方式为利用者实际提供档案资料,进行咨询服务。它的特点是直接传递档案信息为各项工作服务,促进社会主义物质文明和精神文明建设。所以这项工作常常被人们称为“档案的利用服务工作”。社会团体各企事业单位都花费大量的人力物力来保存档案,其目的都是为了提供“利用”。档案部门只有做好了档案的利用工作,才能充分发挥其作用。

  一个档案部门工作成绩的大小,衡量它的标准,首先要看它利用工作的开展情况,为各部门提供了多少档案,这些档案的提供究竟取得了多少社会效益和经济效益,从中体现出档案部门工作成绩的大小。档案的利用工作不仅推动了基础工作的发展,也对档案工作起到了有效的宣传。

  二、 如何做好档案利用工作

  档案来源于人们的社会活动,具体说就是在各机关、团体、企事业单位工作中,以及个人在私人活动中产生出来的。每个人都有可能形成档案和利用档案,经过长期的实践,人们对档案的认识不断加强,档案利用工作也在不断提高。

  (一)做好档案的前期工作。档案的前期工作是档案利用工作的基础,前期工作的好坏直接影响着利用工作的效果。其所进行的收集、整理、鉴定、保管等一系列准备活动都为档案的利用工作打下了基础,档案利用工作是建立在基础工作之上的,没有基础工作就没有利用工作,基础工作薄弱,利用工作则不能展开,这两项工作相辅相成,相互制约,相互促进,不可分割,两者构成档案工作的全部内容。做好基础工作最终目的是为了查找利用,所以利用工作在整个档案过程中占主导地位,但它是建立在基础工作之上,不能离开基础工作而存在和发展。就一项基本建设项目来说,前期文件和后期文件不能分离,就一个规划方案来说,依据性材料、方案性材料等不能分家。更不允许杂乱无章,或任意割裂分散。这一切工作的收集整理都为竣工档案的立卷归档打下了基础,只有这些基础工作做好了,档案的利用工作才能发挥它重大的作用。

  在档案工作中既要搞好基础工作注意做好档案的收集、整理、鉴定、保管、检查等工作的建设,又要提高档案的利用价值。提高档案利用工作的能力,为社会建设各方面服务,这也是档案工作的最终目的。要实现档案的有效利用,必须下大力量做好档案的一切基础工作,只有基础工作做好了,才能充分发挥档案的作用,才能及时准确地提供高质量的档案信息,为社会经济发展以及党和国家各项工作的长远需要服务。

  (二)全面提高档案工作人员的素质,更好地为档案利用工作服务。档案工作人员对档案工作要认真负责、扎实、细致,要做到一丝不苟,来不得半点马虎,在长期的工作实践中养成一种自觉的工作作风,必须具备为利用者服务的思想,既要积极热情又能任劳任怨。在业务上指导利用者,帮助选择所需要的档案资料。严格执行各项档案制度,耐心解答利用者提出的问题并认真听取利用者对档案工作的意见和建议。在实践中不断提高工作效率和个人素质。要做好利用工作还必须进一步明确服务思想,端正服务态度,必须具备高度的重任感和群众观点,千方百计为利用者服务,处处为利用者着想。同时还要解放思想,开动脑筋,及时解决工作中的难题,不断改革,以适应社会各方面的需要。档案工作属于服务性的工作,通过各种形式的服务来实现管理,寓管理于服务之中,这也是档案工作的目的。但它只是一项辅助性的工作而不是主体工作,对档案工作的地位和作用既要充分认识,又不能强调过分。明确服务性,就要摆正位置,搞好服务,甘当配角,从而要求档案人员学习专业,熟悉掌握专业技术,了解需要,更好地为社会各方面服务,在服务中求发展。

  总之,在新的形势下,随着市场经济的发展,档案工作要服从于经济建设。各档案管理工作人员,要根据各自单位的特点和实际情况,不断提高管理水平,加强调查研究,加强综合分析能力,提出加强改进档案工作的建议,使档案事业健康地向前发展,为社会主义建设事业发挥更大作用。

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